会議のあと2時間、
まだ議事録を書いていますか。

説明を読むより、1回話すほうが早いです。スマホアプリがいちばん完成度が高いので、まずはスマホから。イヤホンがあれば、なお快適です。

1. ChatGPTアプリを開き、入力欄のそばにある音声（波形）のアイコンをタップ
2. 初回はマイクの利用を「許可」する
3. 声（話し手のトーン）を選ぶ画面が出たら、好みのものを選ぶ
4. そのまま話しかける。止めるときは画面の停止ボタン
5. 終わったあと、会話の文字起こしがチャットに残るので後から読み返せる

2026年は、より自然に会話できる新しい音声モデル（GPT-Live）が順次展開されています。提供開始時点では画面共有や動画の共有には対応しておらず、それらが必要な場合は従来の高度な音声モードを使う形です。表示される名称やメニューは、プラン・地域・アプリのバージョンで異なりますので、見当たらない場合はアプリを最新版に更新してみてください。

音声モードには会話をまたいで翻訳を続ける使い方があり、有料プラン向けに提供されています。入力側は多くの言語に対応する一方、出力できる言語は入力ほど多くありません。多国籍のスタッフがいる現場や、海外からのお客様の対応で試す価値は十分にあります。ただし契約や金額の交渉といった重要な場面では、通訳の代わりにはしない——ここは線を引いてください。

ここが、声がいちばん効くところです。今まで「移動しているだけ」だった時間が、仕事の時間に変わります。まずは自分の1日から、打てない時間を3つ書き出してみてください。

これから3分ほど、まとまっていない話をします。
途中で止めずに最後まで聞いてください。

話し終わったら、次の形にまとめてください。
 1. 私が言いたかったことを、3行で
 2. 話の中の「事実」と「私の推測」を分けて
 3. 抜けている検討事項を3つ
 4. 次に私がやるべきことを、優先順に3つ

聞き取れなかった固有名詞は、そのまま書いて「※要確認」と付けてください。

今の商談を思い出しながら話します。順不同で構いません。
話し終わったら、次の形に整えてください。

【訪問先】【日時】【同席者】
【先方の課題】※発言に基づくもののみ
【こちらが提案したこと】
【先方の反応】※前向き／保留／否定に分ける
【宿題】担当と期限つき
【次回までに確認すべきこと】3つ

推測で埋めないでください。話に出ていないことは「情報なし」と書いてください。

最後の1行が効きます。口述はどうしても抜けが出るので、AIが気を利かせて埋めてしまうのを止めておくのがコツです。第2回で扱った考え方が、そのまま声でも効きます。

技術の話の前に、ここです。この3分を飛ばした会社が、あとで大きく損をしています。難しくありません。同意・環境・前提の3つだけです。

日本では、自分が参加している会話を録音すること自体が、直ちに違法とされるわけではありません。ただしそれは刑事罰の話であって、プライバシーの侵害として民事上の問題になる可能性は残ります。そして何より、黙って録っていたと後で分かったときの信頼の失い方は、取り返しがつきません。ひとこと言えば、まず断られません。

オンライン会議なら、冒頭で全員に聞こえるように言うのが確実です。社内会議であっても、参加者に伝えるのを標準の運用にしてください。「社内だからいい」で始めた習慣は、必ず社外にも漏れ出します。

1. マイクを発言者の中心に置く（テーブルの端に置かない）
2. エアコン・換気扇・BGMを、可能なら止めるか弱める
3. オンライン会議なら、各自がミュートを適切に使うようお願いする
4. スマホで録るなら、紙の資料の上に置かない（めくる音が入ります）
5. 長い会議は、途中で一度切って分割する（失敗したときの被害が半分になります）

これが、意外と知られていないコツです。会議の前に参加者名・社名・専門用語・商品名を一覧で渡しておくと、あとの文字起こしの誤りが目に見えて減ります。とくに珍しい社名や、業界特有の略語には効きます。

これから会議の記録を作ります。先に前提を共有します。

【会議名】〔例：月次の販促定例〕
【日時】〔例：2026年8月5日 10:00〜11:00〕
【参加者】〔役職と苗字のみ。例：営業部長、店長A、担当B〕
【議題】〔例：来月の企画、人員配置、在庫の見直し〕
【この会議で使う用語】
 〔略語や商品名を、正しい表記で列挙〕

このあと会議の記録を渡すので、上記の表記に合わせて整えてください。
表記が違う箇所は、勝手に直さず「※原文：〇〇」と併記してください。

なお参加者は、フルネームではなく役職や記号で渡すのがおすすめです。外部に出す議事録に個人名が残ると、あとから扱いに困ります。「必要以上の個人情報を、そもそも入れない」——これが最も確実な情報管理です。

ここで、環境によってやり方が2つに分かれます。どちらでも結果は出せますので、自分に当てはまるほうだけ読んでください。

2026年7月時点で、ChatGPTの録音機能（ChatGPT Record）はPlus・Pro・Business・Enterprise・Eduが対象で、macOSのデスクトップアプリ限定とされています。無料プランや、Windows・スマホ・ブラウザでは表示されません。「見当たらない」のは、あなたの操作ミスではありません。該当しない方は、下のBへどうぞ。

1. デスクトップアプリを開き、新しいチャットを始める
2. 入力欄まわりの録音ボタンを押す（先に同意を取ってから！）
3. 会議を進める。リアルタイムで文字起こしが進みます
4. 終わったら停止。要約・決定事項・宿題が自動で生成されます
5. そのまま「メールの形にして」「報告書にして」と形を変えられる

生成された内容は履歴に残るので、あとから検索して探せます。なお公開情報では、音声そのものは文字起こし後に削除される一方、文字起こしや生成された内容の扱いは、プランとデータ管理の設定に従うとされています。法人プランでは既定で学習に使われない扱いです。自社の設定は、必ず一度確認してください。

1. スマホのボイスメモや、会議ツールの記録機能で録音する
2. 文字起こしのツールで、テキストに変換する（無料枠のあるサービスが複数あります）
3. できたテキストをChatGPTに貼り付ける
4. 下の議事録プロンプトを添えて送る
5. 出てきた議事録を、目で確認してから配る

遠回りに見えますが、結果の質はほとんど変わりません。というのも、AIがいちばん得意なのは録音ではなく「テキストを整理すること」だからです。むしろこの方法は、Windows・スマホ・無料プランのどれでも回せる分、社内に広げやすいという利点があります。なお、外部の文字起こしサービスを使う場合は、そのサービスのデータの扱い（学習利用の有無・保存場所）を必ず確認してください。

以下は会議の記録です。これをもとに議事録を作ってください。

【会議名】〔　〕　【日時】〔　〕　【参加者】〔役職のみ〕

出力の形式：
 1. 会議の概要（200字以内）
 2. 議題ごとの議論の要点
 3. 決定事項（箇条書き。決まっていないことは書かない）
 4. 宿題（担当・期限つきの表。期限が不明なら「未定」）
 5. 次回に持ち越す論点
 6. 聞き取りが怪しい箇所の一覧（社名・人名・数字・日付を優先）

条件：
・推測で補わない。記録にないことは書かない
・「決まったこと」と「意見が出ただけのこと」を混ぜない
・発言者が特定できない箇所は「※発言者不明」と書く

【会議の記録】
〔ここに文字起こしを貼り付け〕

この中でいちばん大事なのは6番です。AIに自分の怪しい箇所を申告させると、確認すべき場所が数か所に絞れます。全文を読み直す必要がなくなるので、確認が3分で終わります。

以下は商談の記録です。社内共有用の訪問報告に整えてください。

出力の形式：
【訪問先・日時・同席者】
【先方の課題】※先方の発言に基づくもののみ
【提案した内容】
【先方の反応】前向き／保留／否定 に分類し、根拠となる発言を1行添える
【金額・条件の話】出た数字をそのまま列挙。曖昧なものは「※要確認」
【次アクション】担当・期限つき
【所感】※ここだけは推測可。ただし「所感」と明示する

条件：事実と解釈を必ず分けること。誇張しないこと。

議事録を作って終わりでは、時短になりません。読まれない議事録は、存在しないのと同じです。ここまでやって、はじめて会議が前に進みます。

1回できたら、次は同じ形で回す段階です。1分で終わります。

1. 第1回で作ったプロジェクトに「会議・議事録」の部屋を用意する
2. STEP3の前提シートとSTEP4の議事録プロンプトを貼って保存する
3. 社名・略語・商品名の正しい表記の一覧を、部屋の指示に書いておく
4. 定例会議は、毎回同じ書式で出す（比較できるようになります）
5. 前回の宿題を冒頭で読み上げる運用にする（やり残しが激減します）

ここまで来ると、担当者が代わっても同じ品質の議事録が出せる状態になります。さらに定時実行や他アプリとの連携まで進めたい方は第12回、会議まるごと任せる話は第13回へどうぞ。